Veiligheid en communicatie

Door Dirk de Knecht

Bij veel bedrijven waar ik over de vloer kom heeft men het er over dat de communicatie op het
gebied van veiligheid te wensen over laat. Maar als je daarop doorvraagt blijft het vaak in
algemeenheden hangen. Meestal is het zo dat men vindt dat de anderen (het management) in
gebreken blijft. Nu kan dat best het geval zijn, maar met alleen mopperen op de ander wordt de
communicatie meestal niet beter. In dit artikel daarom een aantal suggesties om wat meer in actie te komen. Wat kan je als medewerker of leidinggevende zelf bijdragen aan een betere veiligheidscommunicatie?

Aanspreken

Een veel voorkomend mankement is dat men elkaar niet (meer) aanspreekt op gedrag. Vaak is dat
ingegeven doordat men daar niet zulke goede ervaringen mee heeft. Het resultaat is dat iedereen
maar wat doet en daar alle ruimte voor krijgt. Zeker in een dergelijke situatie is het raadzaam om
een breed ingestoken project te beginnen. Een nieuwe start waarbij eerst de situatie besproken
wordt en vervolgens gezamenlijke doelen worden afgesproken. Wat ziet men als gewenst
veiligheidsgedrag en zou men willen terug zien in de dagelijkse praktijk? Begin daarna vooral met het bekrachtigen van dat gedrag door elkaar complimenten te geven als je het gedrag terugziet. Met andere woorden, zet het vooral in als positief instrument. Negatieve feedback is een stuk minder krachtig. Het leidt alleen tot politieagentje spelen en is slecht voor de sfeer. Terwijl een gemeend compliment zelden een probleem is.

Inbreng in projecten en veiligheidsstudies

Ook het inhoudelijk communiceren over het werk kan veel frustratie achteraf voorkomen. Vaak
worden bijvoorbeeld nieuwe projecten opgestart zonder de werkvloer zelf er zeer direct bij te
betrekken. Dat leidt dan tot veel opstartproblemen, omdat de werkwijze niet past in het dagelijks
werk. Het van meet af aan erbij betrekken van de medewerkers die het uiteindelijke werk moeten
uitvoeren, leidt tot veel meer draagvlak en praktische uitvoerbaarheid van een project. Wat daarbij
belangrijk is om daarbij niet steeds die veranderingsgezinde jongere operator te betrekken, maar
vooral ook de oudere operator. Zij hebben misschien in eerste instantie wat minder affiniteit met
nieuwe dingen, maar zullen door het tijdig betrekken daarna veel beter met de gewijzigde
apparatuur kunnen werken. En zo voorkomen we dat zij buiten veranderingen worden gehouden en
van lieverlee gaan afhaken.

Inhoudelijke inbreng is ook gewenst bij het uitvoeren van veiligheidsstudies, zoal het opstellen van
TRA’s en HAZOP’s. Niet alleen ziet een productiemedewerker weer andere zaken, maar het is erg
belangrijk voor het veiligheidsbewustzijn om eens over potentiële risico’s na te denken. En ook hier:
wissel regelmatig van persoon zodat iedereen dit soort studies kan meemaken.

Leesbare procedures en informatiebladen

Een veel voorkomend communicatief probleem zijn de werkprocedures. Deze worden vaak door
stafafdelingen ontwikkeld en uit onderzoek blijkt dat deze vaak op een veel te hoog taalniveau zijn
geschreven. Ook hier wordt de werkvloer vaak te slecht betrokken en komt de werkbaarheid van de
procedures in het geding. Een oplossing kan zijn om alle procedures eens te laten beoordelen door
medewerkers die nieuw zijn in het bedrijf. Kunnen zij er zonder al te veel uitleg mee aan de slag? Zo
nee, hoe zouden zij de procedures vervolgens herformuleren?

Dit informatieprobleem doet zich heel vaak voor als je kijkt naar informatie over gevaarlijke stoffen.
Iedereen die wel eens uitgebreid naar een MSDS heeft gekeken zal toegeven dat dit geen echt
toegankelijke informatie is. Het is zeker niet geschikt als je even snel op wilt zoeken wat je moet
doen bij een calamiteit. Steeds meer bedrijven maken daarom een soort uittreksel op één A4, de
zogenaamde Werkplekinstructiekaart (WIK). Hierop is wel in een oogopslag te zien wat de risico’s zijn en hoe je moet handelen bij een calamiteit. Veel gebruikte software-pakketten voor gevaarlijke stoffen hebben tegenwoordig een snelle manier om een WIK te maken.