Wie heeft de aap op de schouder?

Over het delegeren van verantwoordelijkheden bij problemen

Als teamleider is het geen kunst om je dienst vol krijgen. ‘Vol’ is waarschijnlijk nog een
understatement. Er zijn dagen dat je van links naar rechts door de productiehal rent en
amper toekomt aan een pauze. De problemen, of beter gezegd de ‘uitdagingen’, rollen
over elkaar heen en soms ben je met wel drie dingen tegelijk bezig. Je wordt geleefd.
Aan het einde van zo’n dienst heb je vaak niets gedaan van de dingen je aan het begin
van de dag van plan was te doen. Uitgeput vertrek je naar huis.

De beste oplossing, is jouw oplossing

De meeste teamleiders zullen het erover eens zijn dat hard werken bij de functie hoort.
Je hebt, soms onbewust, het idee dat je verantwoordelijk bent voor het zo snel mogelijk
oplossen van alle problemen. In de werkoverleggen is de gehaalde productie het
belangrijkste item. Logisch ook, want daar worden de salarissen van betaald. Aan jou de
taak om ervoor te zorgen dat de productie zo weinig mogelijk stil komt te liggen.
Vaak is een teamleider van mening dat de snelste oplossing zijn eigen oplossing is. Het
ligt daarom voor de hand om ieder probleem dat zich voordoet, zelf te willen oplossen. Je
bent bang dat het anders fout gaat en je nog meer tijd verliest. Het is dan ook niet zo
vreemd dat je dag gevuld wordt met het zo snel mogelijk verhelpen van zaken die de
productie dreigen stil te leggen. Continu ben je aan het inschatten welk probleem de
grootste bedreiging vormt en prioriteit krijgt.
Waarschijnlijk vraag je jezelf zo nu en dan af of je misschien iets verkeerd doet. Hoe
komt het dat het grootste deel van je werktijd gevuld wordt met het verhelpen van acute
problemen? Waarom kom je er zo weinig aan toe om structurele, lange termijn
oplossingen te bedenken?

Hoe je in deze situatie bent beland

Het niet kunnen werken aan lange termijn werkzaamheden is een bekend dilemma van
teamleiders die vanaf de werkvloer zijn doorgegroeid. Er zijn verschillende redenen
waarom veel teamleiders in deze valkuil lopen:
 Je wordt met name afgerekend op het productieniveau dat je hebt gedraaid en je
wilt daarom ieder probleem direct verhelpen.
 Als je diep in je hart kijkt, vind je het eigenlijk leuker om een zichtbaar resultaat
neer te zetten dan om aan de administratie te werken.
 Je team waardeert het dat je ook gewoon op de werkvloer meehelpt. Je vindt dit
gevoel van waardering prettig.
 Je hebt het idee dat als je zelf het probleem verhelpt, je het snelste weer een
optimale productie kunt draaien. Bovendien weet je dan tenminste zeker dat het
goed is gedaan.
 Jij hebt een belangrijke rol – misschien wel de belangrijkste – in het behalen van
de gestelde productie targets.

Lastige neveneffecten

Voor de operators in je team is het lekker gemakkelijk. Is er een probleem, dan geven ze
de aap op hun schouder gewoon door aan hun teamleder. De teamleider lost alles wel op
en vaak nog snel ook. Sterker nog, ze peinzen er niet over om zelf met een oplossing te
komen, want wanneer ze dit doen en het gaat niet goed of niet snel genoeg, dan krijgen
ze er toch alleen maar van langs. “Waarom heb je de TL er niet direct bijgehaald?”
Het resultaat is dat je teamleden lui worden en jou als teamleider steeds harder laten
werken. Ze worden bovendien niet gestimuleerd om zelf over het probleem na te denken.
Door dit gebrek aan leereffect worden ze volledig afhankelijk van jou als teamleider. Je
maakt jezelf dus langzaam maar zeker onmisbaar. Dit kan een fijn gevoel geven, maar je
moet er wel elke dag erg hard voor rennen.

Hoe doorbreek je dit?

Een goede teamleider kent de kennis en vaardigheden van zijn teamleden en vertrouwt
hierop. Door ze een eigen verantwoordelijkheid te geven stimuleert hij ze in hun
ontwikkeling. Bovendien creëer je door het delegeren van taken meer rust en ruimte
voor jezelf. Hierdoor kom je ook toe aan lange termijnoplossingen, wat uiteindelijk goed
is voor het hele bedrijf. De vraag is, hoe doorbreek je de huidige situatie?
Elke keer als een teamlid zijn hoofd om de hoek van de deur steekt om een probleem te
melden, stel jezelf dan de volgende vragen:
 Is dit een probleem dat direct door mijzelf moet worden opgelost? Of is dit een
probleem dat ik kan gebruiken om mijn teamleden te ontwikkelen?
 Is er echt grote druk om het probleem nu direct op te lossen? Of is er tijd om de
operators zelf op zoek te laten gaan naar de mogelijke oorzaken?
 Kan ik dit probleem gebruiken om ze meer inzicht in het proces of de installatie te
laten krijgen, zodat ze zelf tot oplossingen kunnen gaan komen?

In veel gevallen kom je erachter dat het lange termijn leereffect belangrijker is dan een
snelle oplossing. Op deze manier kun je de aap op je schouder weer teruggeven. Jij bent
niet de ‘probleemeigenaar’, dat is nog steeds de operator zelf. Soms is een snelle
oplossing noodzakelijk, maar kun je achteraf de situatie toch heel goed gebruiken om je
teamleden nieuwe inzichten te geven.

Praktijkvoorbeeld

Het dilemma van verantwoordelijkheden delegeren is één van de onderwerpen van de
VAPRO-training Praktisch Leidinggeven. Een van de deelnemers die ermee aan de slag is
gegaan vertelde me dat dit onderwerp voor hem een enorme verbetering teweeg heeft
gebracht. In het verleden rende hij inderdaad alle problemen van zijn ploeg achterna om
ze zo snel mogelijk op te lossen. Hij was steeds kapot aan het einde van zijn dienst. Door
de operators vaker zelf naar de oplossing te laten zoeken, bleek al snel dat ze prima in
staat zijn om de problemen zelf op te lossen. En dit vaak sneller dan dat ze zouden
wachten op de teamleider. Doordat ze zich meer bewust werden van de oorzaken, letten ze nu ook beter op om te voorkomen dat er problemen ontstaan. Ze hebben geen zin in
extra werk en bedenken uit zichzelf preventieve oplossingen. Zelf zegt hij:
“Mijn werk is hierdoor veel rustiger geworden. Ik kan zo nu en dan zelfs gewoon een
praatje houden met mijn teamleden. De telefoon gaat niet aldoor en ik kan me veel meer
bezig houden met de lange termijn verbeterprocessen waardoor we aan het opbouwen
zijn en er uiteindelijk ook steeds minder problemen ontstaan!”

En jij?

Hopelijk heeft dit artikel je doen realiseren dat je vaak zelf een systeem (ongewild) in
stand houdt. Hoe pak jij dit soort situaties aan? Laat je de operators een stap opzij doen,
zodat jij het probleem ‘even snel’ kunt oplossen, of stel je ze de juiste vragen om ze aan
het denken te zetten, waardoor ze vaak zelf met de oplossing komen?