De kracht van een toolbox meeting

Een veel gebruikt instrument om het veiligheidsgedrag van medewerkers te beïnvloeden is het organiseren van een toolbox meeting. Een toolbox meeting is een kort groepsgesprek met een duidelijke boodschap over wat je moet weten en doen om veilig en gezond aan het werk te blijven. Deze wordt meestal uitgevoerd door de veiligheidsmedewerker en wij besteden er binnen onze opleiding OVK /MVK dan ook uitgebreid aandacht aan. Maar er is een trend die ook door anderen in de organisatie wordt opgepakt, bijvoorbeeld door directe leidinggevenden of door speciaal aangestelde veiligheidsambassadeurs. Een belangrijk aspect bij een toolbox meeting is dat het niet als een verplicht nummertje wordt ervaren, maar bij moet dragen aan het verhogen van veilig werken in de dagelijkse praktijk.  Maar waar moet je allemaal rekening mee houden? Hoe zorg je ervoor dat de medewerkers de toolbox meeting interessant en bruikbaar vinden?

Doel en nut

Het maakt deelnemers nog beter bewust van de risico’s op het werk en hoe je daarmee om kan gaan. Het is een krachtig middel als het gaat over een situatie die de deelnemers tegen komen in hun dagelijkse werk, bijvoorbeeld een veiligheidsissue waar zij zelf ook mee worstelen. Een situatie waarbij het verstandig is om er gezamenlijke afspraken over te maken. Dat is dan ook een belangrijk element bij het bedenken van een onderwerp. Met andere woorden: heb je een concrete aanleiding voor het houden van de toolbox meeting? Is er bijvoorbeeld recentelijk iets gebeurt op dit terrein of is er een verschil van mening hoe je ermee om moet gaan?

Het gaat dus om het bewust maken van mogelijke gevaren en eindigt met een werkafspraak die iedereen gaat naleven. Samenvattend:

  • Feiten: wat is de concrete aanleiding. Toon deze, het liefst visueel met een foto e.d.
  • Kennis: wat zijn de risico’s, hoe zijn ze te voorkomen, hebben we daar een gemeenschappelijke mening over?
  • Gedrag: wat spreken we er over af, hoe gaan we ermee om?  Wat doe ik als het dreigt mis te gaan?

Het leiden van een toolbox meeting

Een goede en krachtige toolbox meeting duurt hooguit 30 minuten en daarin wil je ook dat iedereen meedoet. Dit is de grootste pittige uitdaging. Dit vraagt dus enerzijds een goede voorbereiding, maar stelt anderzijds ook eisen aan het kunnen leiden van een gesprek. Belangrijke zaken hierbij zijn:

  • Kom in contact met alle deelnemers en stimuleer ieder zijn inbreng. Stimuleer de wat stillere deelnemers tot het geven van een reactie en  interrumpeer zo nodig de veelprater.
  • Wissel af tussen informatie geven en vragen stellen.
  • Vraag actief naar ervaringen en meningen van de deelnemers. Luister, vat samen en vraag door.
  • Vat bezwaren en weerstanden positief op en help deze om te zetten naar wat nodig is om veiliger te werken. Het gaat om veilig samenwerken.

Tips voor een levendige toolbox meeting

  • Check eerst wat de deelnemers al weten van het onderwerp door vragen te stellen en sluit daarna aan bij deze voorkennis.
  • Pas op voor sheets met teveel tekst; een plaatje zegt meer dan duizend woorden.
  • Vraag door naar de eigen ervaringen.
  • Hou het gesprek ‘open’, maar bewaak wel de opbouw. Eerst het onderwerp en de aanleiding verhelderen, dan de kennis samen delen en tot slot samen afspraken maken. Noteer ook actiepunten bij een open einde.
  • Test de opgedane kennis aan het eind door enkele gerichte vragen of een klein quizje. En stel de toolbox meeting bij als het doel niet behaald is.